Você sabe como controlar de forma eficiente as contas a pagar da sua empresa?

Item indispensável, o controle de contas a pagar é um tarefa essencial não apenas para quitar os débitos nos vencimentos, mas também para que os recebimentos, promoções e retirada de pró-labore e lucros seja feita da melhor maneira possível.

Ou seja, são muitos pequenos detalhes que precisam ser levados em conta.

Por isso, visando prevenir maiores problemas em razão de tantos pagamentos, o ideal é ter uma boa organização das contas a pagar, de modo a não perder os prazos e nem pagar vencimentos em atraso.

Por isso, para evitar multas e juros, separamos algumas dicas para você, gestor, organizar as contas do seu negócio, mantendo assim as finanças em dia. Confira a seguir!

Faça o registro de tudo (tudo mesmo)

O principal empecilho para a organização das contas a pagar é a falta de conhecimento dos compromissos assumidos pelo empreendimento.

Assim, é preciso relacionar todos os compromissos da empresa, tanto os custos fixos como os variáveis.

Os custos fixos são aqueles que se repetem mensalmente, como contas de água, luz e telefone, por exemplo. 

Os custos variáveis dependem de fatores diversos, como reparo de equipamentos e/ou serviços não recorrentes.

Em todo caso, nunca deixe de registar todo e qualquer tipo de despesa, uma vez que isso impacta no fluxo de caixa. 

Se possível, opte por um sistema informatizado ao invés de planilhas, pois isso facilita a gestão das informações.

Renegocie quando necessário

Se em algum momento seu estabelecimento adquirir uma dívida, não espere que ela vire uma bola de neve, pronta para demolir o seu negócio que até então vinha dando certo.

Renegocie o mais rápido possível, porque dessa maneira você preveni que uma multa abusiva seja gerada – que geralmente vem acompanhada de altos juros.

Então, evite que seu nome e o da sua marca fiquem manchados para os fornecedores, converse com eles ou com a instituição bancária responsável. Com um bom diálogo, muita coisa pode ser resolvida!

Agora, se mesmo assim não for possível fechar um acordo, veja a dica bônus, no fim deste conteúdo.

Pague no prazo (ou antes, se compensar)

Pagar contas atrasadas traz uma série de desvantagens, sendo a principal delas as altas taxas de juros decorrentes desse atraso, levando a prejuízos financeiros.

Portanto, uma boa tática é analisar quais pagamentos oferecem descontos quando antecipados. 

Veja se é viável quitar esses compromissos e pague-os antes do prazo determinado.

Com isso, além de ganhar um desconto, ainda ganha mais confiança dos seus parceiros fornecedores.

Divida os custos por setor

Se você quer aprimorar o controle de gastos, dividir os custos da empresa por setor pode funcionar muito bem. 

Esse método separa por departamento as despesas do negócio, como gastos com logística, TI, vendas, comercial, marketing entre outros.

Após os custos de cada departamento serem divididos, ainda há a possibilidade de uma separação mais extrema, na qual se separam os custos por unidades, isto é, o que é gasto na matriz e nas suas filiais.

Com isso, cada unidade controla seus próprios custos, sem interferir nas despesas das outras filiais nem da matriz. 

Desse modo, dá para entender de onde estão vindo os maiores gastos, o que cria chances de melhoria para cada filial.

Cobre os inadimplentes

Se a empresa tiver dificuldades para receber seus pagamentos com certeza vai ter falta de capital para pagar seus fornecedores, o que justifica a adoção de uma política de cobrança de inadimplentes.

Até porque quando os clientes deixam muitas contas em aberto, o faturamento cai, sem falar do poder de compra, que também fica mais reduzido.

Sabendo disso, o estabelecimento pode elaborar um programa de cobrança bem definido, de preferência que os consumidores saibam desde o início das compras. Só tenha cuidado para não parecer invasivo e espantar a clientela.

Utilize ferramentas tecnológicas

De fato, para que sua empresa tenha uma boa organização financeira, é necessário que você conheça a fundo a realidade dela. 

Isso implica ter noção do fluxo de caixa, serviços contratados, vendas dos últimos meses, etc. Enfim, é vital conhecer os dados do seu negócio para saber usá-los do melhor jeito possível.

Logo, as ferramentas tecnológicas assumem papel importante nesse contexto, em especial os sistemas de gestão financeira. 

Isso porque eles costumam ter valores acessíveis e se adaptam a diferentes tipos de empresas, sejam elas pequenas, médias e grandes.

Através de recursos de finanças online, o gestor pode acompanhar o andamento do seu negócio a qualquer hora e de qualquer lugar. 

Isso sem falar da facilidade de uso, onde se pode emitir boletos e gerar relatórios completos.

Bônus: antecipe seus recebíveis e reponha o capital de giro

Ter um sistema de controle das contas a pagar é útil devido a várias questões.

Uma delas é a manutenção do capital de giro, que nada mais é que a quantia necessária para que o negócio permaneça ativo, pelo menos pagando suas contas e não tendo prejuízos.

Afinal de contas, sem a consolidação de um bom capital de giro e uma boa frente de vendas, a empresa dificilmente vai conseguir se expandir e aumentar seus lucros.

Por isso, é tão importante assegurar que os débitos sejam pagos em dia, de forma a evitar multas e cobrança de juros, que podem até prejudicar o nome do estabelecimento no mercado.

É importante acentuar que a antecipação dos recebíveis pode ser uma ótima opção, funcionando como um suporte e eventual para fechar o caixa.

Algumas fintechs de crédito, por exemplo, antecipam os boletos de forma ágil e digital.

E então, descobriu como controlar de forma eficiente as contas a pagar da sua empresa? 

Esperamos que as dicas tenham sido válidas, te ajudando a lidar melhor com seu negócio. Aproveite que está no blog da Flip e descubra as vantagens de vender no boleto. Continue bem informado!