O fechamento de caixa é uma tarefa vital de qualquer empresa, uma vez que ele contribui para o controle financeiro da empresa, mostrando todas as entradas e saídas de capital naquele dia/período.

É ele quem determina se o saldo total está correto, ou seja, se não há nenhum valor a mais ou a menos a respeito do que foi comprado ou vendido no referido dia ou mês.

Dessa forma, é necessário muita atenção e conhecimento no momento de realizar essa atividade, de modo a evitar maiores problemas ao estabelecimento.

Continue conosco e saiba como o fechamento de caixa correto impacta o bom andamento do seu negócio.

Aproveite para conferir 5 passos primordiais para fazer esse processo da melhor forma possível visando prevenir prejuízos.

Por que o fechamento de caixa é um processo tão importante?

Dentro das empresas, o fechamento de caixa é um procedimento que auxilia o empreendedor a ter uma gestão financeira eficaz. 

Esse processo precisa ser parte integrante do negócio para que seja possível ter uma visão das movimentações financeiras.

Com isso, o fluxo de caixa e a administração financeira realmente ficam adequados com menores taxas de erros. 

Inclusive, os valores do caixa não sofrem tantas variações com a adoção dessa prática.

Caso o valor total disponível no caixa seja maior do que o estimado, pode ser que houve alguma falha na cobrança dos clientes ou na precificação das mercadorias, por exemplo.

De forma parecida, se o dinheiro total encontrado no caixa for menor do que as estimativas, há chances de se encontrar problemas de controle, como falhas de cobrança ou retiradas bruscas, em alguns casos.

Em ambas as situações, fazer o fechamento contínuo do caixa viabiliza que erros e gargalos sejam identificados muitas vezes no próprio dia.

Nesse sentido, é bem capaz da empresa conseguir resolver o problema com rapidez, evitando consequências mais drásticas.

Além do mais, o correto fechamento de caixa é uma grande ferramenta para entender se as transações estão acontecendo conforme as previsões, e se as dívidas do mês foram pagas no vencimento.

Por fim, os dados dessa operação rotineira são úteis para verificar a performance comercial do empreendimento em certas épocas do ano. 

Aprenda como evitar prejuízos no fechamento de caixa em 5 passos

Agora que você já sabe o porquê de fazer um fechamento de caixa com eficiência, é hora de conferir um passo a passo de 5 dicas, que o ajudarão a tornar essa operação mais simples e prática. Acompanhe!

1. Determine as pessoas responsáveis

A primeira etapa para efetivar o fechamento de caixa é estabelecer as pessoas responsáveis por essa atividade.

Contudo, essa escolha depende do tamanho da organização, pois, caso sua empresa possua mais de um operador, é possível que cada um deles feche seu próprio caixa.

É importante também destinar um funcionário para reunir os resultados. O próprio gestor pode ficar com essa tarefa, caso prefira.

De forma geral, é preciso que todas estejam a par de suas atribuições nesse processo.

2. Registre todos os dados

Ainda que pareça confuso, o fechamento de caixa começa muito antes do estabelecimento fechar o horário de atendimento. 

Isso acontece porque é necessário adicionar o valor da estimativa de gastos do dia. Em sequência, é preciso anotar o saldo inicial do caixa.

Seguindo o procedimento, todas as movimentações financeiras feitas durante o dia devem ser registradas, isto é, todo e qualquer capital inserido e retirado do caixa naquele dia.

Neste segundo caso, é interessante anotar quem fez essa operação e o motivo, apenas para fins de controle e imprevistos.

Tudo o que for registrado nessa etapa é de extrema relevância, pois vai ajudar a chegar no valor total a ser conferido.

3. ‘Bata’ todos os valores

Esse passo é um dos mais essenciais do fechamento de caixa. 

É aqui que você (ou a pessoa responsável) vai conferir se os rendimentos e gastos registrados batem com os valores realmente inseridos ou retirados do caixa.

Alguns lojistas optam por fazer esse balanço a cada troca de turno, intuindo resultados mais sólidos.

O objetivo é diagnosticar de forma ágil possíveis falhas e assim evitar prejuízos financeiros.  

Guardar os comprovantes de pagamentos feitos com o cartão de crédito, por exemplo, costuma ser um bom método de controle.

Já que essas vendas aparecem como debitadas, elas também contam com operações efetuadas, ainda que os valores só fiquem disponíveis para a empresa quando os pagamentos forem efetivados pelos clientes. 

Aliás, essa é uma das razões que geralmente deixam os valores acima do estimado no fechamento de caixa, o que demanda maior atenção do empresário nas vendas a prazo. 

4. Finalize o fechamento de caixa

Se você fez os outros passos corretamente, o fechamento de caixa pode ser feito com facilidade agora.

Nesse momento, é preciso apenas somar todos os valores e conferir com a quantia inicial informada na abertura.

Se houver alguma incoerência, é necessário investigar a origem do erro.

Além disso, o empreendimento deve elaborar táticas que auxiliem a reverter esse tipo de problema, de maneira que as falhas não se acumulem, ocasionado o tão indesejado prejuízo financeiro.

5. Utilize um sistema de gestão financeira

De que modo você usa a tecnologia na sua empresa hoje? 

Dependendo do jeito que seu negócio se mantém, fechar o caixa manualmente pode não ser uma boa tática.

Afinal, além da maior chance de erros – devido ao preenchimento manual – , esse processo tradicional pode consumir mais recursos e gerar mais despesas para o financeiro.

Por isso, considere utilizar um sistema de gestão financeira. 

Atualmente, essa solução é bem acessível e traz muitas vantagens ao empreendedor, desde economia de capital até aumento da produtividade e otimização das tarefas. 

Muito bem, agora você já sabe as principais informações sobre o fechamento de caixa e como evitar prejuízos nessa atividade tão essencial para seu negócio.

Lembre-se que o correto fechamento de caixa deve fazer parte da rotina da sua empresa, já que ele possibilita a você, gestor, tomar as melhores decisões de forma estratégica, prevenindo falhas e aumentando as chances de expansão.

Esperamos que tenha gostado desse conteúdo. Continue aprendendo mais sobre gestão empresarial lendo o texto “Antecipação de recebíveis impactam o fluxo de caixa?”. Boa leitura!