Seja financeira, estrutural ou administrativa, a melhor forma de começar uma estratégia para seu negócio é a organização.

E o tema deste artigo é o plano de ação que, por meio de listagem de tarefas e delegação de funções, estabelece prazos e te dá uma visão de toda a execução.

Aqui abordamos 7 importantes passos para criar um plano de ação eficiente, que ajudará sua empresa em todo processo organizacional de qualquer estratégia.

1- Saiba onde quer chegar

Você já ouviu falar naquele ditado que quando não se sabe aonde quer chegar, qualquer lugar irá servir? 

Todos os envolvidos precisam saber onde a empresa quer chegar, só assim são desafiados a implementar e a criar condições para que os objetivos sejam cumpridos.

Quando a liderança não deixa claro onde quer chegar, o grupo toma conta da empresa e cria seu destino, cria suas metas e cria seus objetivos.

Então seja claro onde você quer chegar com seu negócio, assim as pessoas vão saber para onde devem ir.

2- Crie metas mensuráveis

Se você tem um negócio e não sabe como definir os objetivos que pretende alcançar, recomendo as metas SMART. Por meio delas, é possível criar metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais.

Essa metodologia é composta por cinco elementos e cada um deles tem suas características. Por isso, é importante ficar atento a eles para conseguir criar a sua meta inteligente. Veja a descrição de cada elemento a seguir.

• Specific (específica)

As metas precisam ser específicas e claras, ou seja, não podem ser subjetivas.

• Measurable (mensurável)

Também é necessário que a meta seja mensurável, ou seja, precisa ser quantitativa.

• Attainable (atingível)

É necessário avaliar se a meta pode ser atingida com os recursos materiais, humanos e financeiros que você dispõe no momento.

• Relevant (relevante)

A meta também precisa ser relevante, ou seja, importante para o seu negócio digital.

• Time based (temporal)

É essencial criar um cronograma para que a meta seja concluída. Ou seja, definir as datas nas quais as ações serão realizadas, bem como quando devem ser entregues os resultados é muito importante para o seu negócio digital.

3- Liste as tarefas a serem executadas

É importante que você estruture um checklist dos atos que devem ser executados no plano de ação. Portanto, siga os seguintes passos:

• Faça uma reunião com a equipe de cada setor e discuta as tarefas; 

• Crie uma lista contendo a atividade, com o seu respectivo responsável.

• É importante que haja equilíbrio das funções. Um colaborador não pode ficar sobrecarregado de serviços, bem como outro não pode ficar muito tempo ocioso.

Indico duas ferramentas que podem ajudar você e sua empresa com essa “to do list”: Asana https://app.asana.com/ e Trello https://trello.com.

4- Divida as grandes tarefas em partes menores e mais gerenciáveis

Algumas tarefas ou metas podem parecer mais difíceis de se atingir do que outras.

Por isso, nos casos em que é possível, quebre tarefas maiores em partes menores, mais fáceis de serem executadas.

Isso permite que os colaboradores que as estão executando consigam gerenciá-las com maior facilidade e tenham maior clareza das atividades que precisam fazer para conseguir executá-las no tempo previsto.

Ao gestor, tarefas menores também representam uma maior facilidade no gerenciamento e permitem acompanhar o andamento das ações com maior clareza, já que por serem menores, acontecem mais rapidamente, possibilitando acompanhar seu progresso.

5- Decida os prazos para as entregas

Sem prazos específicos, não tem como fazer um projeto de ação e o trabalho vai certamente se expandir para preencher o tempo. 

As atividades que já têm processos bem definidos, podem muito bem ser guiadas por prazos pré-estabelecidos.

Aqui também vale a pena consultar cada profissional para determinar os tempos de execução destas tarefas.

Com prazos pré-estabelecidos, o colaborador consegue se planejar melhor para a execução das suas atividades, priorizando conforme sua importância e urgência.

Isso permite ao gestor melhor acompanhamento da produtividade de sua equipe.

Irá também facilitar a comunicação de todos, visto que a equipe já saberá quando determinada atividade estará concluída.

6- Crie uma apresentação visual para o seu plano de ação

Depois de criar os itens de ação e definir os cronogramas, o próximo passo é a criação de algum tipo de representação visual do seu plano.

Esta representação auxilia no engajamento da sua equipe, já que todos podem acompanhar o andamento das atividades.

Ao mesmo tempo, uma visualização gráfica também permite uma facilidade de identificar quais tarefas ou objetivos do plano não estão sendo executadas, ou atingidas, permitindo que possam ser priorizadas, buscando seu atingimento.

7- Acompanhe as ações com frequência

Uma vez que seu plano é estabelecido e compartilhado com a equipe, e as realizações são agendadas, o próximo passo é simples: torne o acompanhamento frequente um hábito.

Crie um cronograma de envios de relatórios ou de apresentações de resultados individuais, ou em equipe, pois não tem como montar um plano de ação sem definir como se fará seu acompanhamento.

Um plano de ação pode ocasionalmente, devido a eventos ou imprevistos, ser alterado ou deixado de lado. Não permita que isso aconteça, afinal, para que serve o plano de ação, se não como guia para que a capacidade de cumprir prazos, completar tarefas e atingir os objetivos seja retomada imediatamente depois da interrupção indesejada.

Reveja sempre seu plano de ação e engaje seus colaboradores a seguir em frente sem perder os objetivos e as metas de foco.

Agora é mão na massa!

Até a próxima, leitor.