Você sabe o que significa o arquivo XML da NFe e para que ele serve? Se sua resposta for não, chegou ao lugar certo!

Afinal, sabemos que todas as empresas, independente do tamanho ou segmento de atuação precisam cumprir diversas obrigações tributárias e fiscais, não é mesmo?

Quando falamos de compra e venda de produtos e da prestação de serviços, é necessário emitir a NF-e, além de saber geri-la de forma correta.

Dessa maneira, precisamos entender sobre o arquivo XML da NFe, uma das partes mais essenciais da Nota Fiscal Eletrônica.

Por isso, fizemos esse conteúdo, pensando em esclarecer os principais quesitos acerca do arquivo XML da NFe e para que ele serve. Siga conosco!

O que é o arquivo XML da NFe?

O arquivo XML é um padrão de arquivo texto que é utilizado pela NFe, o que faz dele muito relevante para a Nota Fiscal Eletrônica. 

Tem como objetivo armazenar esse documento fiscal de maneira online, através da nuvem. Esse arquivo nada mais é que a versão virtual da nota fiscal eletrônica.

O mesmo segue as diretrizes impostas pela escrituração fiscal, no entanto ela não abriga os dados referentes ao produto vendido, sendo essa obrigação do fornecedor que comercializa a peça. 

Com isso, se garante a simplificação do processo, bem como a segurança e validade legal da operação de emissão e armazenagem das notas fiscais eletrônicas.

Qual o papel da nota fiscal eletrônica?

Implementada pelo projeto SPED, a Nota Fiscal Eletrônica veio para substituir as antigas notas em papel, que demandavam muito gasto de materiais e tempo.

Esse documento digital deve ser emitido pelo fornecedor do produto ou serviço, o que requer o uso de um emissor de NF-e.

Depois, o vendedor envia a nota fiscal em XML para o comprador via e-mail.

Nesse sentido, a utilização do emissor de nota fiscal é obrigatório, já que ele é um tipo de identificação que vai viabilizar a realização das operações fiscais de um negócio.

Assim, para fazer esse procedimento de modo seguro, é necessário contratar uma empresa certificadora habilitada para essa finalidade.

Afinal, para que serve o arquivo XML da NFe?

O arquivo XML da NFe serve para agilizar a emissão de notas fiscais físicas, tornando o trabalho mais ágil, unificado e sem burocracias.

Uma vez que a NF-e veio para substituir as notas físicas, para cada nota fiscal gerada, também é emitido um arquivo XML da NFe.

Essencial lembrar que esse documento não vai junto da mercadoria (até por ser digital). 

Ele fica disponível em uma parte específica do site que vendeu o produto ou, na maioria dos casos, é enviado para o e-mail do consumidor para download.

Mas lembra que o XML substitui a nota fiscal?

Por essa razão, ele pode ser utilizado na troca de um determinado produto, bem como em uma fiscalização da Receita Federal, por exemplo.

Logo, é importante ter esse arquivo emitido, a fim evitar penalidades e multas por parte do Fisco.

Quais dados devem estar presentes no arquivo XML da NFe da NF-e?

Entre as principais informações que precisam constar no XML, temos:

• NF-e: número e data de emissão da nota, assim como a série, data de entrada e saída da mercadoria, preço e modelo;

• Emitente: nome e a razão social da empresa que está enviando o produto, junto do endereço, CNPJ, inscrição estadual e o código do município em que recai o fator gerador de cobrança do ICMS; 

• Destinatário: nome, razão social, inscrição estadual e CNPJ da empresa que vai receber o produto;

• Produtos e serviços envolvidos: descritivo, quantidade, valor e unidade comercial;

• ICMS: base de cálculo do imposto, junto do valor do frete, substituição, valor dos produtos, preço do seguro e Cofins, IPI e PIS;

• Transporte: endereço e CNPJ da transportadora, informações do veículo, informações da carga transportada (como quantidade e peso bruto e líquido) e modelo de frete;

• Cobrança: endereço e modelo de pagamento;

• Dados adicionais: impressão Danfe e outros dados relevantes para o contribuinte.

Quais as vantagens do arquivo XML da NFe?

Existem uma série de vantagens em relação ao arquivo XML da NFe. Saiba algumas delas:

• Diminuição das despesas com impressora e papel;

• Integração dos dados relacionados às operações;

• Maior organização dos documentos, uma vez que o controle se torna mais eficiente;

• Redução dos retrabalhos, em vista de que as tarefas são realizadas de maneira digital, prevenindo o preenchimento incorreto dos dados; 

• Menor tempo na emissão das notas, que antes demoravam mais tempo e geravam mais processos.

Como armazenar o arquivo XML da NFe?

Visando a guarda segura dos arquivos XMLs, a melhor forma de fazer esse armazenamento é por meio da nuvem.

Isso porque armazenar documentos fiscais em dispositivos físicos não é uma boa alternativa, visto que nesse tipo de recurso as chances de perda são muito maiores.

Um documento em papel tem muito mais probabilidade de ser extraviado, molhado ou rasurado que outro em formato digital.

Na verdade, aquele que está armazenado na nuvem sequer corre alguns desses riscos, já que conta com um rigoroso protocolo de segurança contra vírus e malwares.

Além disso, apenas as pessoas autorizadas poderão ter acesso aos arquivos XML, o que evita problemas posteriores.

Atualmente, o mercado de tecnologia conta com vários softwares de emissão e armazenamento das notas e XMLs, facilitando a vida do empreendedor e otimizando o processo fiscal.

Preciso guardar o arquivo XML da NFe por quanto tempo?

De acordo com a legislação vigente, os documentos fiscais – incluindo o XML – devem ser armazenados por um período de 5 anos, somado também ao ano vigente.

Essa regra é essencial, pois com as notas fiscais guardadas, tanto empresas como consumidores podem precisar desse documento.

Seja em uma fiscalização ou na troca de um produto que está na garantia, é fundamental que ambas as partes tenham os arquivos XMLs para averiguação.

Além disso, o arquivo XML é necessário na antecipação de recebíveis, uma vez que, para o empresário antecipar as notas, ele precisa arrastar os arquivos em formato XML no portal, gerando assim a emissão do documento fiscal.

E então, entendeu a importância do arquivo XML da NFe para as operações comerciais?

Esperamos que essas informações sejam úteis para você expandir o seu negócio, seguindo o que manda a legislação fiscal.

Sendo assim, aproveite para continuar ligado no nosso blog! Sempre postamos conteúdos relevantes sobre o mercado financeiro que podem ajudar, você, empreendedor. Até mais!